Negotiating an Artist Contract, a Complicated But an Essential Skill
As a self-employed artist, you have already negotiated many contracts but have you done it correctly? Did you forget to add or negotiate points and regret it afterwards? Did the employer ask you for more things afterwards than what was negotiated and not paid for? Had you really thought of everything? You will probably answer yes to at least one of these questions. Don’t worry, it happens to everyone, even the most experienced professional!
First of all, it must be understood that a contract of employment is the pillar of an agreement. Whatever happens, it will always be on this document that we will come back to if something does not work. There are several types of clients, but overall, there are really only two, either a long-term commitment with a specific show, or a short-term commitment for one or more private performances. In both cases, this requires a good evaluation from you.
Scenario with a Long-Term Commitment with a Show
Usually the artists are involved in the whole show and not just for the presentation of the act. The artists’ fees are essentially the same, with a few differences. The pedigree of the act, your years of experience on stage and your involvement in the show (if you present 2 disciplines in the show or if, in addition, you play music for example) come into play. The price also varies if the commitment is for 1 month or 2 years, if the employer guarantees a specific number of performances (for example, Cirque du Soleil usually guarantees 300 performances per year for its big top tours), if the employer provides in addition to per diems, accommodation, transportation, which is often the case for tours, or if the employer only gives a fee, which is often the case for fixed shows.
Scenario with a One-Time Commitment
In this case, you are asked to come and present your number either alone or as part of a small representation of 3 to 5 numbers. Many factors come into this scenario: the Wow factor, is the act a solo, duo, trio? For example, a solo number may sell for $2,000, a duet for $2,500 and a trio for $3,000 for an evening performance. Then come other considerations, such as the market. The European market is more generous than the North American market. It is easy to sell a 2,000USD issue for 2,000 euros (2230USD) and even 2500 euros. To the amount of the fee we must also add essential elements, transport, the number of days of rehearsals, if you are an aerialist, will they provide you with a rigger, accommodation, etc…..? If you are contacted for a project that requires 5 days including travel and rehearsals, you will not be charged the same fee as a performance given in your own city that requires only one working day. I recommend calculating about $200 per day more after three days.
Rule number 1: Ask as Many Questions as Possible
Prepare a simple form to be filled in with:
- Are you dealing directly with the employer or a middle person ? If it is a middle person, they usually add a commission when then finalize the engagement or they can ask you for a finders fee.
- Where the performance(s) take place
- How many performances
- How many rehearsals per week – how many hours per day, how much rehearsals are paid for
- What is the per diem (life costs quite a bit more in London than in Kansas City)
- Accommodation – single or double rooms, in apartments (In North America, the size of a double room is equivalent to three single rooms in Europe!)
- What insurance do they provide you with (if the project is in another country, will they provide emergency travel medical insurance and liability insurance ?)
- What is the show, its duration, the number of artists, the context of the performances – indoors, outdoors.
- If the commitment is long-term, what happens if you are injured and cannot work for several weeks
- Are there any non-resident taxes, will you need a visa?
Rule Number 2: Make a Clear and Detailed Estimate to the Client
This part is more applicable in the case of a one-time commitmentin a private function. One thing I’ve learned in 30 years of experience is that customers hate unexpected costs. So, the more information you have collected, the more accurate you can give an assessment. I strongly recommend to make a detailed estimate to the client with the amounts indicated (basic fee, transport costs (plane, taxi), extra luggage costs, additional day charges, rehearsals etc…). This must be clearly presented with verified amounts.
Rule Number 3: Everything is Negotiable
It is important to understand who your interlocutor is. Is it the client directly or is it an intermediary who has the mandate to do a casting, is it the interlocutor who makes a pitch?
The important thing is that the agreement is a win-win situation. We can negotiate some points, but never forget that you have your value, that it took you years to put on your act, and train daily to present it perfectly every time, that you have paid dearly for coaches or schools to train you. People will very often try to negotiate you down, but, please, it is better to take the time to explain to a client why your work is worth such a price than to accept a very low proposal. Yes, there is sometimes an urgent need for rent, debt or other, but in the long term, you will always lose.
Rule Number 4: Validate Your Proposal
Once the agreement has been reached, recap it all by email and require the client to respond with a written confirmation. Or, that the client send you a confirmation detailing the entire agreement.
Rule Number 5: Have an Adaptable Standard Contract and Know How to Read a Contract
When dealing with an employer for a series of representations, they usually have their own contracts and their legal counsel will adapt the contract according to the agreement made with the other party. It is therefore necessary to read each clause carefully, hoping that it will not be a legal gibberish and that everything will be understandable. This contract will be the reference for the commitment. If the employer then asks you to go beyond that, you’ll have to sit down and talk about what else they offer. Sometimes they are just little things, but in the long run they can accumulate and it becomes irritating.
When dealing with a private engagement, most of the time, the client does not have a standard contract or if he has one, it is rarely made for a circus act. The ideal is to have your own standard contract. The difference between your contract and the customer’s contract is that yours will protect you better while the customer’s contract is mainly used to protect him.
In addition, a technical specs sheet with all your needs (detailed performing space with measurements, dressing room, catering, rehearsal time etc…) is imperative and the best thing is to have it signed by the customer.
Finally, you must always keep in mind that you are a self-employed worker, in other words, a micro-business. Like any business, you have income and expenses, training fees, costume, makeup, physiotherapist, website maintenance, accounting, taxes and so on. It is also all this that determines your price for one or more performances.
Good luck in your upcoming negotiations and I hope that this article will help you to improve your negotiating skills.
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La Négociation de Contrat, une Compétence Compliquée mais Essentielle
En tant qu’artiste travailleur autonome, vous avez déjà négocié de nombreux contrats mais l’avez-vous fait correctement ? Aviez-vous oublié de faire ajouter ou négocier des points et l’avez regretté après ? Est-ce que l’employeur vous a demandé plus de choses ensuite plus que ce qui avait été négocié et qui n’ont pas été rémunérés ? Aviez-vous vraiment pensé à tout ? Vous allez surement répondre oui à au moins une de ces questions. Ne vous inquiétez pas, cela arrive à tout le monde même le professionnel le plus aguerri!
Tout d’abord, il faut comprendre qu’un contrat d’engagement est le pilier d’une entente. Quoi qu’il arrive, ce sera toujours sur ce document que l’on reviendra si quelque chose ne fonctionne pas. Il existe plusieurs types de clients mais dans l’ensemble, il y en existe vraiment que deux, soit un engagement long terme avec un spectacle spécifique, soit un engagement court terme pour une ou des représentations privées. Dans les 2 cas de figures, cela nécessite une bonne évaluation de votre part.
Scénario Engagement Long Terme Avec un Spectacle:
Habituellement les artistes sont impliqués dans l’ensemble du spectacle et non pas juste pour la présentation du numéro. Les cachets des artistes sont sensiblement les mêmes à quelques différences près. Entrent en jeu le le pedigree du numéro, vos années d’expérience sur scène et votre implication dans le spectacle (si vous présentez 2 disciplines dans le spectacle ou si, en plus, vous jouez de la musique par exemple). Le prix aussi varie si l’engagement est de 1 mois ou 2 ans, si l’employeur garantit un nombre précis de représentations (par exemple, le Cirque du Soleil habituellement garantit 300 représentations par année pour ses tournées en chapiteau), si l’employeur fourni en plus des per diem, l’hébergement, le transport, ce qui est souvent le cas pour les tournées, ou si l’employeur ne donne qu’un cachet, ce qui est souvent le cas pour les spectacles fixes.
Scénario Avec un Engagement Ponctuel :
Dans ce cas de figure, on vous demande de venir présenter votre numéro soit en solo ou en faisant partie d’une petite représentation de 3 à 5 numéros. Entre dans ce scénario beaucoup de facteurs : le facteur Wow, le numéro est-il un solo, duo, trio ? A titre d’exemple, un numéro solo se vendrait 2 000$, un duo 2 500$ et un trio 3 000$. Ensuite viennent d’autres considérations, le marché notamment. Le marché européen est plus généreux que le marché nord-américain. On peut facilement vendre un numéro de 2 000USD à 2 000 euros (2 230USD) et même 2500 euros. Au montant du cachet on doit aussi rajouter des éléments incontournables, le transport, le nombre de jour de répétitions, si vous êtes un aérien, est-ce qu’ils vous fourniront un gréeur, l’hébergement, etc…. Si on vous contacte pour un projet qui nécessite 5 jours incluant les déplacements et les répétitions, on ne va pas facturer le même cachet qu’une performance donnée dans sa propre ville qui nécessite qu’un jour de travail. Je recommande de calculer environ 200$ par jour de plus après 3 jours.
Règle Numéro 1 : Posez un Maximum de Questions
Préparez-vous une fiche type à remplir avec :
- Où a lieu le-les représentations (s)
- Combien de représentations, combien de temps de répétition par semaine – combien d’heures par jour, combien les répétitions sont payées
- Quel est le per diem (la vie coûte pas mal plus cher à Londres qu’à Kansas City)
- Hébergement – chambres simple ou chambres doubles, en appartement ? (En Amérique du Nord, la grandeur d’une chambre double vaut 3 chambres simples en Europe !)
- Quelles assurances vous fournissent-ils (si le projet est dans un autre pays, vont-ils fournir une assurance médicale voyage d’urgence et une assurance de responsabilité civile)
- Quel est le spectacle, sa durée, le nombre d’artistes, le contexte des représentations – en salle, en extérieur.
- Si l’engagement est long terme, que se passe t’il si vous êtes blessé et ne pouvez travailler plusieurs semaines
- Est-ce qu’il y a des impôts non-résidents, aurez-vous besoin d’un visa ?
Règle Numéro 2 : Faites un Estimé Clair et Détaillé au Client
Cette partie s’applique plus pour les cas d’un engagement ponctuel. Une chose que j’ai appris en 30 ans de métier est que les clients détestent les frais inattendus. Donc, plus vous aurez recueilli d’informations, plus vous pourrez donner une évaluation précise. Je recommande fortement de faire un estimé détaillé au client avec les montants bien indiqués (cachet de base, frais de transports (avions-taxi), frais d’extra bagages, frais pour jours additionnel, répétitions etc…). Le tout doit être présenté clairement avec des montants vérifiés.
Règle Numéro 3 : Tout se Négocie
Il est important de bien comprendre qui est votre interlocuteur, est-ce le client directement, est-ce un intermédiaire qui a le mandat de faire un casting, est-ce que l’interlocuteur fait un pitch ?
L’important est que l’entente soit gagnant-gagnant. On peut négocier certains points, mais ne jamais oublier que vous avez votre valeur, que vous avez mis des années à monter votre numéro, et vous entrainer quotidiennement pour arriver à le présenter à la perfection chaque fois, que vous avez payé cher des coachs ou des écoles pour vous former. Les gens vont très souvent tenter de vous négocier à la baisse mais, je vous en supplie, il vaut mieux bien prendre le temps d’expliquer à un client pourquoi votre travail vaut tel prix plutôt qu’accepter une proposition très basse. Oui il y a l’urgence d’un loyer, d’une dette ou autre mais à long terme, vous serez toujours perdant.
Règle Numéro 4 : Faites Valider Votre Proposition
Une fois l’entente prise, recapitulez le tout par courriel et exiger que le client y réponde par une confirmation écrite. Ou, que le client vous envoie une confirmation détaillant toute l’entente.
Règle Numéro 5 : Ayez un Contrat Type Adaptable et Sachez Lire un Contrat
Quand on transige avec un employeur pour une série de représentations, ils ont habituellement leurs propres contrats et leur propre conseiller juridique adaptera le contrat selon l’entente prise avec l’interlocuteur. Cela nécessite donc de bien lire chaque clause en espérant que ce ne sera pas un charabia juridique et que le tout sera compréhensible. Ce contrat sera LA référence de l’engagement. Si l’employeur vous demande ensuite de déborder de ce cadre, il faudra s’assoir et parler de ce qu’il offre en plus. Des fois, ce ne sont que des petites choses mais à la longue, elles peuvent s’accumuler et cela devient irritant.
Quand on transige avec un engagement privé, la plupart du temps, le client n’a pas de contrat type ou s’il en a un, il est rarement fait pour un numéro de cirque. L’idéal est d’avoir son contrat type. La différence entre votre contrat ou celui du client est que le vôtre vous protégera mieux alors que celui du client sert surtout à le protéger.
De plus, une fiche technique avec tous vos besoins (espace de jeu détaillé avec les mesures, loge, catering, temps de répétition etc…) est impérative et le mieux est de la faire signer par le client.
Pour terminer, vous devez toujours garder en mémoire que vous êtes un travailleur autonome, autrement dit, une micro entreprise. Comme toute entreprise, vous avez des revenus et vous avez des dépenses, frais d’entrainement, costume, maquillage, physiothérapeute, entretien d’un site web, comptable, impôts et j’en passe. C’est aussi tout cela qui détermine votre prix pour une ou des représentations.
Bonne chance dans vos prochaines négociations et j’espère que cet article vous aura aider à améliorer vos capacités à négocier.
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